القدرة علي التفويض الفعال Delegation واحدة من اهم السمات للقائد الناجح. و التفويض الاداري واحد من افضل ادوات الادارة التي تساعد علي رفع معنويات الفريق و زيادة الرضا الوظيفي و زيادة الثقة بين الفريق و المدير، كما انه يساعد علي ادارة الوقت بشكل جيد.
اساليب التفويض الفعال نادراً ما تُعلم و لكن التفويض مهارة مثل اي مهارة يمكن اكتسابها.
ما هو التفويض الاداري Delegation ؟
- التفويض الاداري هو اسناد السلطة او المسؤولية لشخص اخر لتنفيذ انشطة معينة.
- التفويض الاداري هو إجراء وقتي يقوم به المدير من أجل تخفيف الأعباء الملقاة عليه، وذلك بإعطاء غيره صلاحيات التصرف واتخاذ القرارات المناسبة في شأن محدد ومعين.
- التفويض الاداري هو طريقة فعالة للمديرين لتوزيع العمل علي اعضاء الفريق.
- التفويض الاداري هو الاستفادة من الوقت من مصدر خارجي لمنحك المزيد من الوقت
مع هذه السلطة الممنوحة يكون الشخص “الموظف” قادراً علي القيام بانشطة محددة التي تعطي له من قبل المدير Manager او المشرف Supervisor.
انه يسمح بتقسيم أهداف المنظمة الي مهام و تخصيص كل مهمة للعضو المناسب في الفريق.
أسباب تردد اغلب المديرين في استخدام التفويض الاداري ؟
1-يعتقدون انه لا يستطيع احد القيام بالمهمة مثلهم
- يحتاج المديرون الي التفويض الاداري لان مسؤوليتهم هي الاشراف علي الموظفين.
- كذلك لا يمكن و لا يجب ان يقوم المدراء بكل الاعمال بانفسهم لان مسؤوليات القائد كثيرة و لان وظيفة القائد هي التوجيه و التحفيز و الاشراف.
2-يعتقدون ان تدريب شخص ما سوف يستغرق الكثير من الوقت
- التدريب هو جزء من توجيه وتحفيز الفريق.
- نعم قد يستغرق تدريب موظف علي مهمة جديدة و قتاً اضافياً، ولكن عليك التفكير فيها علي انها استثمار في الافراد.
- تخيل تدريب شخص عل القيام بمهمة يستغرق ساعة اضافية يومياً. وان هذا التدريب مستمر لمدة اسبوع. معني ذلك انك سوف تحتاج خمس ساعات اضافية هذا الاسبوع. ولكن بعد هذا الاسبوع سوف توفر خمس ساعات اسبوعياً يمكن ان تستفيد بها في مهام اخري.
3-نقص الثقة في مستوي الحافز لدي الموظفين
- من ضمن وظيفة المدير هو تطوير قدرات الموظفين من اجل تحديد و تاهيل قادة المستقبل. و كذلك اكتشاف نقاط القوة و الضعف لديهم.
- بدون التفويض لن تستطيع ابداً معرفة مستوي الحافز لدي الموظفين.
4-يريدون ان يجعلوا انفسهم لا يمكن الاستغناء عنهم
- بعض القادة يحاول جعل انفسهم لا يمكن الاستغناء عنهم، لا تحاول فعل ذلك.
- اذا كنت في موقع قيادي و قلق بشأن عملك فتعلم كيف تصبح قائد افضل. لان من الصعب الحصول علي المديرين والقادة الجيدين و بالتالي لا غني عنك.
5-يستمتعون بالقيام بالعمل بانفسهم
- بعض الاشخاص يحبون الابداع في العمل لذلك يستمتعون بالقيام بالعمل بانفسهم. او قد يستمتعون بالتحكم في النتائج. او يحبون رجوع الفضل اليهم.
- بالتاكيد هذه ليست وظيفة المدير.
- يجب المدير ان يكون علي استعداد للتخلي عن السيطرة و تقبل ان الاشخاص الاخرين لديهم طرقاً مختلفة للقيام بالاشياء و احياناً تكون افضل.
- دور المدير كـ ميسر Facilitator او مشرف.
6-يشعرون بالذنب بسبب اعطاء المزيد من الاعمال للموظفين
- اغلب المديرين يشعرون بأن اعضاء الفريق يعانون من كثرة الاعمال لديهم، و ان الحمل عليهم ثقيل.
- لذلك فان اعطاء الفريق المزيد من الاشياء لفعلها يمكن ان يجعل المدير و كأنه مجرد شخص يقوم بالقاء المزيد من المهام عليهم.
- يمكن للتفويض زيادة الحافز و الرضا الوظيفي للموظفين ان قمت بذلك بشكل صحيح.
التفويض الاداري الهدف منه هو توفير وقت اكثر للقائد لاستخدامه في امور ذات الاولويات القصوي.
و يجب علي القادة الا يترددوا في استخدامه، لانه سوف يساعد في ادارة الفريق و علي تعزيز مهارات الموظفين و زيادة الانتاجية.
اقرا أيضاً: كيف تفوض بشكل صحيح؟
المصادر:
- Merriam-Webster Dictionary: Delegation
- Harvard Business Review: When Empowering Employees Works , and When It Doesn’t
اقرأ ايضاً:
افضل 10 برامج بديلة للبوربوينت-قدم عرض تقديمي presentation احترافي.
6 نصائح لكي تحصل علي فرصه عمل في ظل وباء كورونا
